Productividad

“Ocuparse en demasía es una manera de evitar la propia vida”

El inicio del año “social” es tiempo de propósitos. Es fundamental emplear un método eficaz para realizarlos. Entrevista al coach creador del método GTD y autor del best-seller Organízate con eficacia

Por: Daniel Fassa (desde Brasil)
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¿Quién no deseó alguna vez ser más eficiente en el trabajo, tener más tiempo para la familia o simplemente ordenar de una vez por todas aquella cómoda desordenada? David Allen es una de esas personas. Y atribuye justamente a ese deseo el hecho de haberse convertido en una de las máximas referencias mundiales en cuanto a productividad y organización personal. Creador del método Getting Things Done (Haciendo que las Cosas Sucedan, GTD, en la sigla en inglés), Allen trabaja desde hace más de 30 años como consultor y coach, auxiliando a las personas a “tener la mente clara como el agua” y a “estar plenamente presentes en lo que hacen”.
Conversando por teléfono con Cidade Nova, dio algunos consejos de cómo hacerlo.

-¿Por qué decidió dedicar su vida a ayudar a las personas a organizarse?
Principalmente porque descubrí eso para mí mismo. Adoro la libertad, tener las ideas claras, detesto ser distraído por las cosas, detesto ser ineficiente. Soy perezoso, no me gusta volver a hacer algo. Así que descubrí técnicas que funcionaban para mí y, cuando comencé a ofrecer consultas a otras personas, me di cuenta de que funcionaban también para otros y producían el mismo tipo de resultado: más control, más enfoque, más relax, más espacio en la mente para enfocarse en cosas significativas. Entonces pasó a ser el núcleo de lo que ofrecía en la práctica del coaching y en la consultoría.
No podía dejar de hablar a la gente sobre eso, porque a cualquiera le gustaría saber ese tipo de cosas. Probablemente yo sea más un profesor que un motivador. Descubrí algunas cosas y percibí que eran relativamente fáciles y que se podían aprender. El proceso es simple: escribir las cosas, decidir las próximas acciones, mantenerlas preparadas en sus lugares. Yo simplemente descubrí que si tú realmente quieres estar con la mente limpia, si realmente quieres involucrarte en tu propia vida, necesitas hacerlo de un modo mucho más completo de lo que hace la mayoría de las personas. Y descubrí una excelente carrera: ayudar a un montón de gente.

-Por qué tantas personas pierden tiempo procrastinando?
La mayoría de las personas tiene miedo a perder el control. Por eso procrastina en cosas con las que siente no poder lidiar inmediatamente de manera exitosa.
Mantener las cosas en la cabeza da una falsa sensación de control. El control es probablemente el mayor vicio en el planeta. Sentimos la necesidad de tener nuestra vida bajo control de alguna manera. Si tú pensaras “quiero ser el más grande novelista brasileño, pero todavía no lo soy”, comenzarías a procrastinar de forma incongruente, porque una parte de ti dirá “Para comenzar preciso aprender a escribir, preciso saber sobre qué quiero escribir, preciso saber un montón de cosas”. Y entonces hesitarás, porque no quieres perder el control, entrar en una situación en la que estás comprometido con algo que no sabes exactamente cómo hacer. Esa es probablemente es la razón principal. Es la principal por la cual yo procrastino las mayor parte de las veces.

- Algunas personas usan la expresión “caos organizado” para decir que, pese a que todo parezca desorganizado, ellos logran alcanzar sus objetivos. ¿Eso es realmente posible?
Ciertamente. Muchas personas caóticas consiguen concretar cosas. La cuestión es: ¿podrían usar más espacio’?, ¿podrían estar más relajadas?, ¿podrían tener más espacio para ser más creativas?
Es interesante que las personas más atraídas por lo que yo hago son las que menos lo precisan. Son generalmente las más organizadas, productivas y focalizadas, porque son las personas que más se lanzan sin perder el control. Yo lidio con las personas más ocupadas que puedas imaginar. Ellos ya conocen un sistema que funciona, ya saben el valor de ser organizados, por eso no se distraen; saben no perder tiempo. Y eso las motiva a quererse perfeccionar cada vez más. Si tú estuvieras bien (sin importar lo que estuvieras haciendo) en un ambiente desorganizado, no me preocuparía por ti. Déjame hablar con las personas a las que realmente les importa.
-Otra cosa que se dice es que cuanto más una persona tiene cosas que hacer, mayor es el poder de concreción. En otras palabras, pedir algo a alguien muy ocupado es mejor que pedirle a quien tiene tiempo de sobra. ¿Qué opina al respecto?
Creo que eso probablemente sea verdad. Las personas que ya son productivas son las que probablemente pueden serlo aún más, porque conocen buenas prácticas para hacerlo. Por otra parte, creo que es mejor encontrar a alguien relajado durante una reunión que lidiar con alguien que está preocupado acerca de dónde será la próxima. Prefiero encontrarme con alguien que no esté estresado. Estar muy ocupado puede ser una manera de evitar la propia vida, y a veces lo mejor es detenerse, relajase, soñar despierto, dar un descanso al cerebro y ser capaz de monitorearse y administrarse a sí mismos, de modo que cuando tomes tus decisiones, éstas no procedan de un ambiente muy ocupado, estresado o ansioso, sino de tu inteligencia, a la que accedes mejor si no estás estresado.
Estar ocupado y estresado no están necesariamente correlacionados.

-¿Cómo encontrar el equilibrio entre la vida privada y la laboral?
¿Cuál es la diferencia? Se trata de tu vida, ¿no es cierto? Es bueno tener equilibrio en la vida. La cuestión es cómo equilibrar todos los aspectos de la vida. Independientemente de cómo definas tu vida privada o personal, yo nunca la separé de la laboral en estos 35 años. Ya sea que estés jugando con tu hijo, tu esposa, tu perro o sea lo que fuera, no quieres que te distraigan con la cocina que se descompuso, ni por ninguna otra cosa. La cuestión es estar cabalmente presente en lo que estés haciendo. Si estás presente, no hay distinción entre jugar y trabajar. Si estás ligado, te sientes en casa, esa separación desaparece. La mayoría de las personas se siente más a gusto en el trabajo que en casa, porque muchos perdieron el control de su vida privada. Es mucho más fácil para ellos estar enfocados en el trabajo.

-¿Cómo desarrolló su metodología de cinco etapas?
En realidad no inventé nada, sólo lo reconocí. Si quieres organizar la cocina, tu correo o tu escritorio, tienes que recorrer cinco etapas.
Primero, debes reconocer lo que no está bien, lo que no está funcionando. El primer paso es captar las cosas que están fuera de control y llaman tu atención.
Segundo paso: esclarecer cuál es el problema. Si tu cocina está fuera de control, tienes que entender exactamente por qué y qué necesitas hacer ante eso.
Tercer paso: una vez que identificaste el problema, comienza a organizar, a colocar las cosas en su sitio.
En cuarto lugar, reflexiona sobre las opciones que surgen, mira el inventario de las cosas que captaste, recolectaste e organizaste y di: “Ok, aquí están las seis medidas que necesito tomar, aquí las cuatro cosas que preciso conversar con mi esposa, o las cuatro llamadas telefónicas que preciso hacer”. No se trata solo de mirar las opciones posibles. Aquí llegamos al quinto paso: involucramiento. Reflexionar sobre el significado de esas cosas. No voy a colocar un membrete a no ser que entienda lo que significa, de modo que yo quede cómodo con lo que estoy haciendo.

-¿Por qué tantas personas al comienzo de una nueva fase hacen propósitos que luego no logran cumplir?
No lo sé. Quizás porque se ponen objetivos muy elevados o porque se distraen por el camino. Podría haber muchas razones. Siempre que cambies algo de cierta envergadura en tu vida, sea lo que fuera el momento, es una óptima oportunidad para repensar, recalibrar lo que estás haciendo, cómo estás focalizando en lo que estés haciendo y qué es importante para ti.
Si abres un cajón de tu escritorio ahora mismo, vas a encontrar un montón de cosas que tuvieron sentido en algún momento, pero ya no más. ¡Qué buen momento para limpia tu cajón! Siempre es bueno encontrar un pretexto para sentarse, organizar y actualizar las cosas.
Lo que hacemos con mi esposa a fin de año está más focalizado en tomar conciencia en lo que logramos o no en el año. La mayor parte de las personas precisa ese reconocimiento y esa autoconfianza. Y ahí nos preguntamos qué podría estar en la lista de los objetivos del año que viene, pero no gastamos más que 20 minutos en eso, y raramente miramos esa lista. La miramos al final del año y decimos: “¡cuántas cosas pudimos hacer!” Pero, con respecto a lo que no conseguimos, decimos: “¿y entonces?, ¿cuál es el problema? Yo no irìa preso para nada de esto”. Se trata simplemente de mantener el foco en las cosas adecuadas. Creo que la mayoría de las personas no tendría que crear nuevos objetivos y resoluciones al finalizar un año, sino simplemente organizarse, tomar conciencia de todo lo que está disponible “allá afuera”. Así, automáticamente, la gente se volvería más creativa.